ChèreConsoeur, Cher Confrère,
Merci d'avoir accepté la Responsabilité scientifique de votre discipline, ou la Présidence de séance de cette discipline.
Vous voulez attirer vos confréres au palais des congrès et dans votre salle?
Vous croyez que votre programme est attractif et formateur?
Alors vous devez les informer et les motiver quotidiennement de ce que vous avez préparé pour eux.
Communiquez leur la date, le lieu de votre séance, par téléphone, par courrier, par courriel, lors de vos communications, lors de vos entrevues, lors des conférences et congrés auquels vous assistez ou participez.
Dans les routages papier ou électroniques aux membres de votre Société Scientifique, joignez le programme du congrès ADP et l'adresse internet du site.
Mettez les site internet ADP en lien sur votre site.
Informez les sur le thème des sujets qui seront abordés au cours du congrès.
Informez les sur l'importance de mettre à jour leurs connaissances sur ces sujets.
Informez les sur l'importance de découvrir les nouveaux matériels, matériaux, pharmacopée, en rapport avec votre discipline.
Rappelez leur que les partenaires présents à l'exposition, sont ceux qui sont les plus proches de nous et de notre pratique quotidienne.
Rappelez leur que la formation continue est obligatoire et que l'ADP est accréditée CNFCO.
Rappelez leur que le congrés ADP est susceptible d'une prise en chage par le FIFPL.
Enfin, pensez à leur communiquer l'adresse du site internet de l'ADP, pour tout renseignement pratique et relisez les recommandations ci-dessous.
Chers confrères, Chères Consœurs,
Vous avez accepté la tâche de membre du comité scientifique, dans votre discipline, lors du congrès ADP 2012. Vous avez accompli un travail formidable et nous vous en remercions à nouveau. Votre rôle maintenant est encore primordial pour la réussite de vos séances. De même que vous avez veillé à leur préparation avant le congrès vous aurez à veiller à leur déroulement pendant le congrès.
L’ADP consciente de l’importance de votre tâche en tant qu’acteur de formation continue s’efforce de vous aider à remplir cette mission et de mériter le titre de premier congrès international scientifique, en Chirurgie Dentaire, après l’ADF.
Cette fiche à pour but de vous apporter les informations utiles à votre action, avant et pendant ces 2 jours et demi de travail.
CONSIGNES A TRANSMETTRE A VOS PRESIDENTS DE SEANCE
Donnez rendez vous aux conférenciers dans votre salle, au moins 30mn avant le début de la séance, afin de vérifier son déroulement, de tester les vidéo projecteurs et la compatibilité des ordinateurs portables.
Demandez à vos conférenciers d’apporter leur ordinateur portable et leur présentation sur CD ou sur clé USB.
Précisez-leur les objectifs de la séance et rappelez-leur le thème général du congrès, «Odontologie et nouvelles technologies»
Nous ne sommes pas dans un congrès de spécialistes, nous nous adressons principalement à des généralistes. Sachez que les congressistes demandent systématiquement des informations, astuces, connaissances et tours de mains applicables dans leur cabinet dés le lendemain. C’est sur cela aussi que nous serons jugés.
Insistez auprès des conférenciers sur le respect du temps de parole, seul garant de l’attention de la salle et du bon déroulement de votre séance.
Demandez à tous d’éteindre les téléphones mobiles.
Commencez strictement à l’heure, par respect pour les confrères présents, vous n’en serez que plus apprécié.
Ne négligez pas, ne sacrifiez pas les questions avec la salle, tout en respectant vos horaires.
Insistez sur la présence obligatoire de l’ensemble des intervenants tout au long de la séance.
Présentez la séance et les conférenciers dans une courte introduction, selon votre inspiration et leurs recommandations.
Respectez dans la mesure du possible l’ordre de passage. Beaucoup de congressistes vont d’une salle à l’autre pour écouter la conférence qui les intéresse le plus.
Suscitez, animez, interrompez éventuellement des discussions avec la salle
Assurez-vous que les questions et les réponses sont entendues par tous.
Soulignez les points de convergence et de divergence.
Demandez aux congressistes de remplir le questionnaire d’évaluation.
Remercier les congressistes et les conférenciers en fin de séance.
Faire respecter les pauses, les horaires de début et de fin, pour laisser la place à la préparation de la salle pour la séance suivante, et laisser du temps pour l’indispensable visite de l’exposition.
Rappelez-vous et rappelez à tous l’importance de la présence sur les stands des exposants, ainsi que les éléments d’information complémentaires que tous pourront recueillir par un échange cordial avec les fournisseurs. Sans exposants pas de congrès.
Pensez à présenter les horaires et lieu des autres séances qui vous semblent en rapport avec votre discipline.
Vous pouvez être sollicités pour un entretien avec la presse. Vous vous présenterez comme le Docteur/le Professeur X... de l’Association Dentaire de Provence. Rappelez-leur que l’ADP regroupe plus de 30 sociétés savantes et organise, depuis prés de 50 ans ce congrès, en relation étroite avec la faculté d’odontologie et les laboratoires.
Un journaliste, qu’il soit de la presse écrite, de la radio ou de la télévision, a une préoccupation essentielle : intéresser, informer, rendre un service à ses lecteurs/auditeurs
Il faut donc lui communiquer des informations concrètes, en employant un langage accessible.
La collaboration d’un journaliste n’est pas un dû. Elle s’obtient par la conviction que vous lui donnez de l’intérêt et de la fiabilité de vos informations. S’il est en confiance, il peut les publier tel quel, comme cela s'est produit certaines années.
Les informations à passer à la presse sont des informations institutionnelles. Elles répondent à une demande du journaliste qui désire écrire un papier ou faire un repartage télévisé sur un sujet correspondant à votre domaine d’expertise (prévention, soins des enfants, problèmes conventionnels, innovations).
Vous parlez au nom de l’ADP qui a été sollicité pour cette interview. Si le sujet vous amène à citer l’organisme auquel vous appartenez, faites le brièvement en mentionnant le cas échéant son appartenance à l’ADP.
Soyez vigilant quant au respect des articles R. 4127-215 et R 4127-225 du code de la santé publique interdisant toute publicité (pour un produit ou pour vous-même). Les sanctions sont lourdes, pensez à le rappeler au journaliste qui généralement a connaissance de cela.
Merci d’avoir lu ces recommandations jusqu’au bout.
MCO et nous, restons à votre disposition jusqu’à la fin du congrès.
Confraternellement
LE BUREAU DE L’ADP